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Réconciliation comptable : comment faire évoluer ce processus ?

La réconciliation comptable est une étape importante pour assurer la bonne tenue et gestion de la comptabilité d’une entreprise. Elle vise à vérifier et à concilier les factures, les transactions et les soldes des comptes en banque pour qu'ils ne contiennent aucune erreur. Toutefois, le processus de réconciliation comptable se montre chronophage et fastidieux. De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés à gérer le process de manière efficace. Découvrez comment faire évoluer le cycle de réconciliation comptable.

Quels sont les processus comptables ?

Les processus comptables se constituent de plusieurs étapes offrant aux entreprises la possibilité de collecter, d’enregistrer, d’analyser et d’interpréter les documents et données économiques d’une entreprise. Les points principaux du cycle comptable sont : la collecte de données, l’audit, l’enregistrement des échanges, la préparation des états financiers, l’analyse des résultats, le contrôle/audit des échanges et l’élaboration des rapports financiers.

La collecte et la vérification

Cette phase vise à rassembler les différentes informations financières pour mener les échanges commerciaux à bien. Les documents nécessaires pour cela peuvent s’agir de factures, de relevés bancaires, de reçus ou encore de documents comptables.

L’enregistrement des échanges

Après la collecte de données, leur enregistrement dans le système comptable de la société est essentiel. Le système peut être des livres comptables ou un logiciel de comptabilité. L’enregistrement offre la possibilité de considérer les comptes autorisés et de les distinguer avec ceux facturés.

L’élaboration des états financiers

Cette étape consiste à effectuer la mise en compte des données financières en préparant le bilan, le compte de résultat ainsi que le tableau affichant les flux de la trésorerie.

L’analyse et l’interprétation des résultats

L’analyse et l’interprétation des résultats sont des démarches cruciales permettant de comprendre la situation financière de l’entreprise. Elles sont également de grandes aides pour les dirigeants de l’entreprise dans la prise de décision concernant la gestion financière.

Le contrôle et l’audit

Dans le process comptable, le contrôle et la surveillance des transactions financières sont aussi importants. Ils visent à assurer leur conformité aux procédures et aux politiques de l’entreprise. Ces démarches garantissent, par ailleurs, la conformité aux normes comptables applicables.

La préparation des rapports financiers

L’élaboration des rapports financiers et fiscaux est une démarche essentielle à entreprendre avant la présentation et la communication des résultats financiers de la société auprès des parties prenantes (internes et externes). Le comptable se doit de présenter les rapports annuels, les déclarations fiscales et les rapports annuels.

Quelles sont les quatre principales étapes du processus comptable ?

Il est possible de regrouper les différentes démarches des processus comptables en un schéma processus comptable plus simple. En effet, le process contient 4 étapes principales, à savoir :

  • La collecte et l’identification des données de transaction
  • la réalisation des écritures comptables
  • la publication des informations dans le grand livre
  • l’analyse et l’interprétation des résultats

Quels sont les objectifs du processus comptable ?

Pour une entreprise, quel que soit le domaine d’activité, le process comptable permet de :

  • connaître l’état financier de l’entreprise
  • avoir un rapport détaillé
  • garantir la stabilité financière
  • prendre des décisions

Comment faire évoluer le processus de réconciliation comptable ?

Pour faire évoluer le process de réconciliation et de rendre les écritures plus simples, il faut :

  • Utiliser des logiciels de comptabilité pour l’automatisation de la réconciliation et accélérer le process
  • Établir des procédures claires (afin de faciliter le suivi des échanges par tous les membres de l’équipe comptable et d’assurer la cohérence des informations)
  • Centraliser les informations et les mettre à jour
  • Former le personnel à l’usage de l’outil d’automatisation de la réconciliation pour une qualité et une rapidité accrues
  • Mettre un audit interne en place pour prévenir les fraudes et éviter les erreurs

Si vous n’êtes pas trop fervent à l’idée d’adopter l’automatisation de la réconciliation, l’externalisation est aussi une solution pouvant être réalisée pour faire évoluer la réconciliation comptable. En confiant les tâches à des professionnels expérimentés, vous aurez la possibilité d’économiser du temps et de ressources.

Quand mettre un process de réconciliation comptable évolutif en place ?

La mise en place d’un process de réconciliation évolutif se doit d’être entreprise dès le début de l’activité de la société en question. Il offre la possibilité d’avoir des marges pour gérer les comptes et les soldes de l’entreprise. L’idéal est donc de l’adopter le plus tôt possible. Toutefois, il n’est pas trop tard d’intégrer ce process même après de nombreuses années d’activités. Il est vivement conseillé d’adopter l’automatisation ou l’externalisation lorsque votre société a atteint un certain degré de complication et de volume de transactions financières.

Voici quelques points à considérer pour connaître quand adopter l’automatisation ou l’externalisation :

  • la croissance de l’entreprise : dès que la société connaît une croissance significative, que ce soit en termes de ressources, d’achats, de nombre de clients ou d’activités, il faut établir un process évolutif pour la gestion de comptes et de la charge de travail de manière efficace
  • la complexité des opérations financières (échanges multi-devises, conciliations de nombreux comptes, rapprochements interbancaires…)
  • le constat de fréquentes erreurs ou d’incohérences
  • le retard de la clôture des comptes
  • la gestion d’un volume élevé d’échanges et d’opérations financières.

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