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Inventaire entreprise : que faut-il savoir ?

C'est quoi l'inventaire d'une entreprise ?

L'inventaire de stock est une opération récurrente et indispensable en magasin, car elle permet de maintenir un niveau de stock adéquat et d'assurer une bonne gestion des stocks. De plus, elle permet de détecter rapidement et efficacement des erreurs de saisie et des mouvements de stock non autorisés.

Comment faire l'inventaire d'une entreprise ?

Avant de procéder à un inventaire des stocks, il est important de s'organiser. Ensuite, il faut procéder au comptage des articles stockés, puis valoriser l'inventaire physique. Après cela, il est nécessaire de comparer l'inventaire physique et l'inventaire comptable, et de régulariser la valeur des stocks comptables. Finalement, pour se protéger de la faute de gestion, il est important de mettre à jour ses inventaires de manière régulière.

L'inventaire de stock est une opération incontournable pour les commerçants disposant de produits en stock en magasin et cela consiste à l'étape de comptage des stocks. En effet, cette étape est indispensable en comptabilité, car elle permet de clôturer l'exercice comptable et d'établir les comptes annuels obligatoires. Par ailleurs, l'inventaire de stock est une obligation légale qui ne s'improvise pas et doit être réalisée dans les règles de l'art afin d'assurer la fiabilité. Ainsi, ce type d'inventaire peut être effectué de manière physique ou à l'aide d'un logiciel de comptabilité.

Comment se passe un inventaire ?

Toute personne physique ou morale exerçant une activité commerciale est tenue de faire un inventaire de stock au moins une fois par an, à la date de clôture de l'exercice comptable. Cependant, si l'entreprise n'est pas en mesure de mettre en place un inventaire permanent ou un inventaire tournant fiable, l'inventaire annuel peut être réalisé à une date différente, c'est-à-dire à une autre date que la clôture annuelle de l'exercice.

Vous devez faire l'inventaire des stocks disponibles, par exemple :

  • Des marchandises
  • Des produits finis
  • Des matières premières
  • Des prestations de services

Pour réaliser un inventaire, il est nécessaire de comptabiliser les marchandises stockées dans les entrepôts de vos entreprises et de les comparer à la liste des produits achetés, vendus ou fabriqués. En général, la différence entre les entrées et les sorties lors de l'inventaire précédent devrait coïncider avec ce qui est disponible en stock.

Vous aurez besoin d'une fiche inventaire peut se réaliser de la façon suivante : en premier lieu, vous allez diviser le tableau en différentes colonnes pour ensuite les identifier. Généralement, c'est une première colonne pour le nom ou la référence du produit, une deuxième colonne pour sa désignation, une troisième pour le lieu de stockage du produit, une autre colonne pour le nombre et enfin une colonne de cumul des stocks. Cela permettra d'effectuer une gestion optimale des stocks. 

Le fait d'effectuer les inventaires devient essentiel, car vous devez avoir une bonne gestion de votre entreprise. De ce fait, il devient très efficace pour éviter des possibles erreurs de gestion et aussi, il vous aidera à déterminer la valeur réelle des produits qui sont en stock. Le but est de pouvoir répertorier toutes les marchandises qui sont stockées et notamment celles qui sont en rupture de stock. Vous aurez essentiellement une vue globale des stocks pour en assurer un meilleur suivi.

Cette pratique doit être réalisée assez souvent et cela peut se faire sur trois périodes différentes dépendant de l'activité des entreprises :

  1. La méthode de l'inventaire périodique, aussi dit l'inventaire tournant, consiste à compter chaque jour les différents groupes de produits en stock plutôt que de faire un seul inventaire annuel. Ainsi, cette méthode permet de gérer plus facilement le stock et de réduire les coûts.
  2. Le décompte des marchandises en stock à la fin de chaque exercice comptable annuel est un inventaire normalement effectué pendant le mois de décembre, et cela peut s'étendre sur plusieurs jours, selon l'entreprise qu’il s'agit. De plus, cela peut prendre plus de temps que prévu, particulièrement si l'entreprise est très active.
  3. L'inventaire permanent, également connu sous le nom d'inventaire perpétuel, est une méthode de gestion des stocks qui consiste à maintenir le comptage des stocks de l'entrepôt à jour en permanence. Cela peut être réalisé en mettant en œuvre un logiciel capable d'automatiser le contrôle des stocks, permettant ainsi une gestion efficace des stocks.

En général, les magasins ferment au moment de l'inventaire pour ne pas perturber les stocks et réaliser un inventaire de qualité. Pour cela, trois principes sont à respecter :

  • La première étape serait la séparation des tâches qui doit être faite par une équipe de trois personnes, dont une pour le comptage, une pour prendre note et une pour la supervision.
  • La deuxième étape serait la préparation des fiches de comptage qui doivent être préparées avec précision, notamment en ce qui concerne le lieu de stockage, la nature des produits et aussi le fournisseur.
  • La troisième et dernière étape serait l'exhaustivité de l'inventaire. C'est-à-dire que tous les stocks doivent être comptés sans exception.

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